O Home Office foi reconhecido como uma modalidade legal de trabalho na Reforma Trabalhista de 2017. E, devido à COVID-19, o famoso trabalho remoto passou a ser uma opção para diversas empresas, já que o isolamento social se mostrou eficaz na luta contra o vírus.
Por isso, espera-se que o crescimento dessa modalidade de trabalho no Brasil será de 30% mesmo após a pandemia. Diversas empresas já anunciaram que vão adotar o home office para grande parte de sua equipe daqui para frente, como é o caso do Twitter.
Assim como as empresas, os colaboradores estão enfrentando como um novo desafio, por ser uma novidade para ambos. Qualquer mudança exige adaptação, não é mesmo? Por isso, nesse momento, nada mais importante que passar tranquilidade para os colaboradores e boas ferramentas para o home office, para garantir disciplina, organização e produtividade.
Separamos algumas ferramentas para auxiliarem e facilitarem o home office para empresas que aderiram agora essa modalidade. Boa leitura!
Home Office: o que é?
Home office é um termo inglês que, traduzido ao pé da letra, significa escritório em casa. Porém, o termo não se limita apenas ao trabalho feito em casa, mas também, ao local fora da empresa utilizado para trabalhar de maneira remota. É mais utilizado por profissionais autônomos e Freelancers, mas no contexto atual, está sendo adotado por empresas inteiras.
Além das empresas que adotaram esse modelo de trabalho, muitos trabalhadores independentes utilizam esse método. Muito adotado pela terceirização de serviços, inclusive teve um grande aumento por essa demanda pelo baixo custo para as empresas.
São várias as vantagens desse modelo: redução de custos para a empresa, flexibilidade para os colaboradores, agilidade e ganho de tempo são alguns exemplos.
Porém, essas vantagens só ficam evidentes quando toda a equipe está alinhada sobre o propósito, as tarefas, os prazos e as responsabilidades. Por isso, fique atento a essas necessidades ao exercer o trabalho remoto:
– Mantenha um bom fluxo de trabalho entre os colaboradores, clientes e fornecedores;
– Monte um espaço de trabalho adequado, defina horários e crie uma rotina;
– Estabeleça um local para arquivos e documentos de trabalho;
– Respalde os dados importantes (confidenciais);
– Garanta as ferramentas necessárias para o trabalho acontecer normalmente em home office.
Em nosso artigo anterior comentamos a respeito de alguns benefícios e como desenvolver um bom home office. Por isso, hoje, separamos algumas ferramentas gratuitas para auxiliar neste método de trabalho inovador e recém adotado no Brasil.
Ressalvo que para utilizar qualquer um dos aplicativos abaixo, sua equipe irá precisar ter disponibilidade de internet boa qualidade. Vamos lá:
Dicas de Ferramentas para o home office
Para facilitar, optamos por separar as ferramentas para um bom home office em 4 categorias, conforme suas respectivas finalidades São elas: comunicação, organização de atividades, armazenamento e compartilhamento de dados e controle de ponto.
Comunicação
Ferramenta do Google, simples e funcional, o Hangouts Meet tem como objetivo realizar videoconferências. Permite compartilhar o link das videoconferências para todos os participantes, além de poder agendar as reuniões com várias pessoas ao mesmo tempo e enviar lembretes.
Tem disponibilidade para ser utilizada através de computadores ou smartphones. Além disso, permite o compartilhamento da tela para apresentações de slides, compartilhamento de arquivos e transmissões ao vivo, por exemplo.
Uma das grandes vantagens é poder compartilhar o link da chamada com qualquer participante, sem que este precise instalar aplicativos ou extensões, podendo ser usado para reuniões internas ou externas.
Além disso, até julho deste ano, a ferramenta fornecerá acesso gratuito a funcionalidades avançadas, sendo possível realizar chamadas com até 250 pessoas ou fazer transmissão ao vivo para 100 mil usuários. Essas reuniões poderão ser gravadas e armazenadas no Google Drive.
Software que permite além de reuniões online em vídeo, compartilhamento de arquivos, trocas de mensagens instantâneas e ligações. O Slack é utilizado como ferramenta de comunicação interna para reunir todos os diálogos da empresa, substituindo o WhatsApp que, geralmente, é mais pessoal e o e-mail.
Nesse aplicativo você consegue concentrar toda equipe e separar em grupos (canais) de acordo com a divisão do escritório. A opção de chat além de grupo, também pode ser individual. Além disso, é possível fazer integrações com outras plataformas, como Zoom, Trello e Google Drive.
Na versão gratuita, é possível visualizar as últimas 10 mil mensagens e armazenar até 5 GB e as chamadas por voz e vídeo são individuais. Porém, durante a pandemia, o Slack está oferecendo algumas funcionalidades que antes eram pagas, de forma gratuita.
Disponível para smartphones e computadores, o Skype é um dos serviços de chamada de voz e/ou vídeo mais populares do mundo. Da mesma forma que o Hangouts, durante as videoconferências, é possível realizar o compartilhamento de tela. O Skype também permite o compartilhamento de arquivos e trocas de mensagens.
Existe a opção da versão paga que permite até 250 pessoas na mesma chamada (Skype for Business). Porém, sua empresa possui menos de 20 pessoas, pode utilizar a opção gratuita, que permite incluir todas dentro da mesma reunião. As conversas são gratuitas, mas caso haja ligações para telefones convencionais, existe cobrança.
Aplicativo que permite marcar encontros profissionais online para discutir projetos e metas, compartilhar documentos e fazer reuniões online. Não precisa baixar o aplicativo e é totalmente gratuito. Possui a opção de fazer ligações de voz e videoconferência.
Plataforma criada pelo Facebook, o Workplace interliga todos os funcionários e sua forma gratuita possibilita conferências para até 20 pessoas e grupos para até 50 pessoas. Possui como recurso: chat, grupo, transmissões ao vivo, conferências e 5GB de armazenamento de documentos.
Além disso, a equipe também tem acesso a um feed empresarial, onde conseguem ver todas as novidades da empresa.
Aplicativo para reuniões online, permitindo entre 2 a 500 pessoas na mesma videoconferência e com opção de salvar as gravações das reuniões na nuvem. Durante a chamada, é possível a troca de mensagens e arquivos no bate-papo e compartilhamento da tela. Também é possível realizar webinars com até 10 mil pessoas.
Essa é uma das ferramentas que tem sido mais utilizada para o home office durante a quarentena. Possui uma versão gratuita que pode ser utilizada em computadores ou smartphones com chamadas individuais ilimitadas, reuniões para até 100 participantes por 40 minutos. Por fim, existe uma extensão do Zoom ao Google Calendar para que os links das reuniões criadas apareçam diretamente na agenda.
Organização de atividades/demandas
Ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem, o Asana permite compartilhamento das atividades em grupos e evita um monte de e-mails. Com esse aplicativo, é possível monitorar setores, conversas e projetos. Além disso, você consegue fazer a divisão, definir os prazos, medir a prioridade e acompanhar as entregas de cada tarefa, mas também, controlar o acesso, agendar, delegar, criar cronogramas e rastrear atividades.
É possível experimentar a ferramenta gratuitamente ou assinar os serviços premium.
Ideal para empresas que trabalham sempre em equipe, pois permite que as pessoas compartilhem diferentes responsabilidades e ajudem entre si a chegar no objetivo maior. Possui como opção compartilhamento de arquivos, troca de mensagens, definição de prazo, atribuição de tarefas e centralização de feedbacks, mantendo todos por dentro do que está acontecendo.
Infelizmente, a ferramenta não tem versão gratuita, mas você pode usar o trial de 30 dias para definir se compra ou não a ferramenta.
Além de permitir videoconferências, é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração que gera relatórios. É possível controlar o tempo em que as atividades estão sendo produzidas e possui bate-papo em grupo.
Durante a pandemia, a plataforma liberou a versão gratuita para uso ilimitado.
O Trello é uma ferramenta simples de ser utilizada de forma individual ou em grupo, baseada no método Kanban. Seu objetivo é organizar tarefas ou projetos colaborativos e ter mais produtividade, através de um quadro flexível, sendo possível arrastar tarefas entre colunas, permitindo acompanhar o status de cada uma.
Nela, é possível criar a divisão das tarefas através de quadros e cartões com prazos de entrega, responsáveis e objetivos. Além de contar também com a opção de checklist, compartilhamento de arquivos, etiquetas e a possibilidade de sinalizar as pessoas específicas marcando-as ou fazendo comentários. São diversas as opções de customização, podendo se adaptar conforme as necessidades de cada usuário.
Na versão gratuita, é possível ter 10 quadros compartilhados com a equipe e enviar arquivos de até 10 MB cada.
Além de sua funcionalidade principal, também é possível utilizar o Trello como central de informações, salvando links, adicionando arquivos e descrições detalhadas.
Armazenamento e compartilhamento de dados
Plataforma que permite compartilhar e salvar documentos na nuvem e fazer backups automáticos. Na versão gratuita, o armazenamento se limita a 2GB, porém é possível conseguir mais espaço quando um amigo aceita seu convite para utilizar este serviço ou utilizando a versão paga.
O objetivo da ferramenta é oferecer recursos gratuitos para facilitar a rotina de quem produz, armazena e compartilha grande volume de conteúdo. Uma das principais funcionalidades é o compartilhamento de conteúdo com outras pessoas que podem fazer alterações e comentários em tempo real, sem a necessidade de baixar ou armazenar no computador e enviar novamente. Isso tudo de forma centralizada e segura.
O diferencial é que esta plataforma consegue um grande espaço de armazenamento na nuvem de forma gratuita (15 GB iniciais). Além disso, o Google Drive tem um mecanismo de busca simplificado para encontrar arquivos. Dessa forma, a ferramenta dispensa a necessidade de HD Externo ou pen drives.
Serviço da Microsoft que, além da opção de compartilhar entre pessoas, tem o “Cofre Pessoal” onde se pode guardar arquivos confidenciais com proteção de senha. Disponível em computadores e smartphones com capacidade de 5GB.
É uma das ferramentas com melhor custo benefícios por ter armazenamento infinito na nuvem com um valor bem abaixo dos concorrentes. Além disso, os 5 GB iniciais são gratuitos.
Bastante útil para o trabalho remoto, essa ferramenta possui versão gratuita com capacidade de envio de 2GB de documentos para até 20 e-mails. Em sua versão gratuita, não possui armazenamento.
Seu objetivo é permitir o compartilhamento de arquivos grandes pela internet. Para utilizar, basta fazer o download do documento e indicar o e-mail para envio.
Controle de ponto online
Sistema Web e Aplicativo de controle de ponto online e offline, o Genyo registra jornadas de trabalho dos funcionários e possui a opção de limitar o espaço em que o funcionário deve “bater o ponto”, o que pode ser feito pelo computador, tablet ou smartphone. A ferramenta consegue controlar atrasos, banco de horas, horas extras e ainda emite relatórios e cálculos automáticos. É gratuito para até 3 colaboradores.
Aplicativo sem restrições e 100% gratuito, ou seja, sem limites de funcionários. Emite relatórios, permite controlar as horas extras e atrasos e faz fechamentos automáticos de cada mês. Dessa forma, o sistema controla os horários de entrada, saída, intervalo e horas extras de forma simples, prática e rápida, diminuindo o tempo gasto com fechamento de ponto.
O Toggl controla as horas trabalhadas através de computadores e smartphones, mensurando o tempo investido em cada projeto ou cliente. Gera relatórios detalhados individuais ou por equipe de forma automática, sem precisar preencher planilhas para fechamentos. O aplicativo também permite criar gráficos para análise de qual tarefa está demandado mais tempo.
Apesar de ser uma ferramenta de produtividade, seu foco está na gestão de horas. Basta clicar no botão para iniciar contagem de tempo e registrar a duração de uma tarefa, garantindo um controle efetivo da produtividade de um grupo. Para equipes de até 5 pessoas, a plataforma é gratuita.
Espero que tenha gostado das nossas dicas. Deixe aqui nos comentários se você já está utilizando algumas dessas ferramentas no seu home office ou se conhece outras para nos indicar!
