No momento atual do Brasil, diante de instabilidades políticas e crises financeiras, empresários precisam estar atentos à gestão empresarial. Isso se torna ainda mais crítico para pequenos e médios empresários, já que uma decisão equivocada pode significar o fim do negócio.
Pensando nas principais dificuldades dos empresários, o BuyCo. preparou oito dicas que podem auxiliar pequenos empreendedores na difícil tarefa de fazer a gestão dos seus negócios com o objetivo de garantir a perpetuidade da empresa. Confira!
Qual a importância da gestão empresarial para as empresas?
Administrar uma empresa no Brasil nunca foi fácil. A carga tributária é muito elevada, existe uma complexidade fiscal e são muitas as burocracias para iniciar um negócio. Isso se torna ainda pior em se tratando de micro e pequenas empresas, que apresentam elevada mortalidade e uma menor capacidade de arcar com adversidades.
A cada 100 empresas abertas no Brasil, pouco mais de 75 sobrevivem ao primeiro ano, segundo dados do Sebrae. A causa disso? Falta de uma gestão empresarial de qualidade. Logo, ao iniciar um negócio, os cuidados devem ser redobrados.
A gestão empresarial é um processo baseado em estratégias e ações para que a empresa consiga medir resultados, mensurar problemas, evitar falhas e corrigir erros. Logo, ela é é fundamental para a sobrevivência e o sucesso das empresas, independente do porte ou setor que a empresa atua.
Uma boa gestão, permite que a empresa se destaque em meio à concorrência, tome decisões mais assertivas, reduza custos e riscos, melhore seus processos e métodos e, assim, consiga atingir seus objetivos e metas.
Tudo na empresa depende de uma gestão de qualidade. Isso porque uma boa gestão empresarial realiza planejamentos contínuos, avaliação de resultados, diagnóstico da empresa, da concorrência e do ambiente na qual ela está inserida.
Por isso, muitos são os aspectos que um bom gestor deve considerar. Listamos oito dicas para que a gestão da sua empresa seja eficiente e eficaz, ou seja, para que você otimize os recursos e atinja seus objetivos. Assim, sua empresa estará no caminho certo para ser bem-sucedida.
1 – Mapeie seu negócio
Antes de mais nada, é preciso conhecer o negócio profundamente. Isto é, entender o modelo utilizado, as atividades e processos internos, as estratégias e metas. Além disso, é preciso conhecer o ambiente no qual a empresa está inserida, seus concorrentes, fornecedores, clientes, o mercado, o setor a localização, a tendência, entre outros.
Quanto mais informações buscar sobre o negócio, mais fácil se torna definir planos de ações para otimizar aspectos internos e se planejar para mitigar pontos fracos e potencializar pontos fortes de forma a aproveitar melhor as oportunidades e fugir das ameaças do ambiente.
Além disso, avalie constantemente seus produtos e/ou serviços para inovar e se manter competitivo. Os clientes continuam comprando? O que eles estão falando (críticas, elogios e sugestões)? O que os concorrentes estão fazendo? Pesquise e monitore sempre, seja através de conversas informais, redes sociais ou NPS. Clientes sustentam a sua empresa, gaste tempo com medidas voltadas a eles.
2 – Seja um bom gestor e monte uma boa equipe
Administre bem a empresa e motive as pessoas. Relacione-se da melhor maneira possível, dando autonomia, mas acompanhando de perto as atividades de cada membro. É preciso mostrar que as ações de cada pessoa impactam no negócio. Por isso, elogie bons desempenhos e faça advertências quando necessário. Feedbacks são fundamentais para que a equipe saiba como está performando.
Mas de nada adianta motivar e treinar se as pessoas não são qualificadas para assumir tal cargo. Aja com assertividade, não aceite falhas de conduta e aja sempre como um exemplo a ser seguido. Procure as melhores pessoas possíveis para formar sua equipe e foque naqueles que “vestem a camisa”.
Tenha uma comunicação clara e transparente. Faça reuniões constantes de avaliação e de definição de metas. Além disso, invista em capacitação pessoal e da equipe, pois isso é um retorno certo. Novas técnicas são desenvolvidas constantemente e sua empresa não pode ficar para trás.
Isso também se aplica a parceiros: busque aqueles que tenham gerenciamento igualmente eficaz e eficiente. Parceiros confiáveis podem contribuir para melhorar os resultados do negócio.
3 – Não perca controle do Capital de Giro
Um dos maiores vilões que levam pequenas e médias empresas à falência é a falta do capital de giro, que é aquela reserva que garante que as atividades continuem normalmente em momentos mais críticos.
O controle deve se manter mesmo quando a empresa tem apresentado lucro, pois o faturamento é sempre variável e pode ser que os próximos meses não sejam tão fartos quanto os últimos. Assim, esse dinheiro deve ser sempre acompanhado e bem gerenciado.
4 – Foque no Fluxo de Caixa
Um dos pontos mais importantes quando falamos de gestão da sua empresa é ter atenção ao fluxo de caixa, pois é através dele que você consegue saber quanto de dinheiro entra e sai no total de suas transações. É preciso acompanhar dados passados e presentes, mas também projetar dados futuros para que a empresa consiga se planejar.
Conhecendo bem seu fluxo de caixa é possível saber onde é o ponto de equilíbrio da empresa (valor mínimo que a empresa precisa faturar para pagar todos os custos e assim começar a apresentar resultados) e, assim, saber como melhor administrar as suas contas a pagar e a receber, cobrando clientes que estejam devendo e pedindo mais prazo ou condições favoráveis para fornecedores.
Tenha controle dos gastos e faça somente investimentos que estejam dentro da sua capacidade de pagamento para não comprometer a capacidade financeira da empresa.
Com planilhas simples é possível controlar os valores que entram e saem da empresa e, inclusive, permitem criar projeções futuras. Isso já é um passo para começar, mas com o passar do tempo, é possível utilizar melhor da tecnologia a seu favor, como veremos abaixo.
5 – Fuja da confusão patrimonial
É muito importante o empreendedor distinguir as contas pessoais das da empresa de forma rigorosa, pois a retirada frequente de dinheiro do caixa da empresa pode prejudicar muito a saúde financeira do negócio. Um importante passo para criar essa separação é definir o pró-labore dos sócios, ou seja, o salário deles na empresa.
Vale lembrar que o pró-labore só existe quando o sócio trabalha na empresa. Quando não for esse o caso e o sócio atue apenas como investidor, deve ser feita uma distribuição dos lucros. Porém é muito importante lembrar que nem todo o lucro deve ser repartido entre os sócios, pois uma parte deve se reinvestida na empresa para que esta se desenvolva e cresça.
6 – Cuidado com o estoque
Muitas pessoas enxergam o estoque de produtos como um custo, porém ele deve ser visto como um investimento. Ele é o dinheiro da empresa convertido em mercadorias e precisa de um tratamento diferenciado para não gerar gastos desnecessários.
Ao gerir esse investimento é importante saber qual a demanda do seu mercado, sem ser pessimista demais ou otimista em excesso. Além disso, é preciso ter uma margem de segurança, caso surja um crescimento inesperado na demanda.
Uma outra estratégia é saber negociar. Converse com fornecedores para conseguir melhores condições sempre que possível. Corte gastos e economize ao máximo.
7 – Utilize a tecnologia a favor da gestão empresarial
Administrar reunindo uma papelada ou planilhas de Excel não é prático e é passível de graves erros. Dessa forma, uma dica valiosa de administração é usar um software para isso que possa ser acessado de qualquer lugar, com informações armazenadas na nuvem e constantemente atualizadas de forma integrada. Assim, os números ficam corretos e ajudam a descomplicar de vez.
Pesquise por sistemas de gestão especializados em seu ramo e mantenha este sistema sempre atualizado, pois gerenciar sua empresa sem dados que possam subsidiar suas decisões é um risco enorme para o seu negócio. Procure sempre controlar tudo o que puder com um sistema estável e que faça backups.
Utilize a tecnologia da informação como aliada. Ela se aplica em diversas opções, seja para instalar maquinas de pagamento com cartão para seguir a tendência de não usar mais dinheiro em espécie ou para divulgar seu negócio em redes sociais. A tecnologia é muito abrangente e pode te ajudar em diversas áreas do negócio.
Hoje, para as pequenas e médias empresas, não faz sentido investir rios de dinheiro em infraestrutura própria para hospedar localmente sistemas de atendimento ao consumidor (CRM), helpdesk ou até mesmo o Sistema de Gestão Empresarial (ERP). Existem muitas opções de sistemas e aplicativos hospedados na nuvem com alta disponibilidade, seguros e com alto custo-benefício.
8 – Calma! Vai dar trabalho, mas uma boa gestão empresarial vai dar retorno
A dica final é: dividir em pequenos passos para conquistar gradativamente. As práticas apresentadas não são simples ao ponto de serem adotadas de uma só vez, mas certamente darão retorno por aumentarem a eficiência operacional e estratégia de empresas em processo de estruturação ou que buscam melhorias em seus processos de negócio.
Investigue as dores dos seus processos de negócio e tente adotar práticas e ferramentas uma por vez. Ao tentar fazer tudo de uma vez, fica mais fácil se perder e ao final não chegar a lugar algum. Pensando nisso, você, certamente, estará caminhando rumo a uma gestão empresarial exemplar: com processos estruturados e foco na eficiência administrativa e estratégica.
Por isso, defina metas e objetivos de curto, médio e longo prazo para projetar o caminho a ser seguido sem perder a direção. Isso envolve também uma análise e gestão de resultados para acompanhar se o previsto está sendo realizado ou se é necessário modificar a estratégia. Defina processos, responsabilidades, cronogramas e planos de contingência.
Lembre-se: problemas vão surgir. Mantenha a calma e o foco para encontrar as melhores soluções sem tomar decisões precipitadas.
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