Quando estamos passando por momentos delicados na vida empresarial (e, em alguns casos, na vida pessoal), a primeira coisa que se passa em nossa mente é reduzir gastos.
O que muitos empresários se esquecem é que o sucesso da empresa começa por um controle consciente dos gastos, mesmo em momentos que a empresa está saudável e crescendo. Assim, quando os momentos difíceis chegam, o negócio já está preparado e pode até ter acumulado economias para dar um fôlego inicial.
Conforme dados do Sebrae, um dos maiores motivos que levam ao fechamento prematuro de empresas em seus primeiros anos é a falta de cuidados de gestão básica, dentre eles, o controle dos gastos. Por isso, organização e planejamento devem ser mandamentos básicos para qualquer negócio aplicar no dia a dia.
Quer fazer diferente no seu negócio e começar a colocar ações em prática hoje mesmo? Então leia esse artigo e confira 9 dicas que vão ajudar sua empresa a reduzir gastos. Boa leitura!
Antes de reduzir gastos, você sabe a diferença entre custos e despesas?
Antes de qualquer coisa, vamos diferenciar alguns conceitos para que você tenha em mente as diretrizes do que poderá ser reduzido.
As despesas estão relacionadas à administração da empresa, como: marketing, comercial, departamento financeiro e aluguel. Inclui também água, luz, internet, material de escritório, entre outros. Basicamente, é tudo aquilo que a empresa precisa ter para manter o funcionamento da estrutura mínima e que não tem ligação direta com a produção de novos itens.
Os custos estão ligados à produção ou à atividade final da organização, como por exemplo: compra de matéria prima, mão de obra dos funcionários, embalagens, depreciação das máquinas e equipamentos, entre outros. Ainda dentro de custos temos uma separação de fixo (não é afetado conforme a produção) e variáveis (muda de acordo com a produção, ou seja, quanto mais produzir maior será o custo com a matéria prima). Basicamente, todo investimento que uma empresa precisa fazer para produzir seus produtos ou serviços é um custo.
Agora que já se sabe distinguir o que é o que, vamos ver o que pode ser reduzido e como isso é feito!
9 dicas para reduzir gastos na sua empresa
Reunimos pequenas atitudes que podem reduzir os gastos da sua empresa de forma muito eficaz. Comece por simples ações para depois buscar estratégias mais robustas e que demandam mais tempo para serem implementadas.
1) Analise os gastos antes de reduzir:
Independente de qualquer situação, persista no acompanhamento dos gastos de maneira contínua. Ao perceber um aumento grande nos custos e despesas, mas a produção continua estável, é hora de rever onde está o erro, analisar o motivo e tomar uma decisão.
Para ajudar monitorar, faça uma planilha de Excel de controle com todos os gastos, faça metas e vá alimentando periodicamente (ideal que seja todos os dias). Se atente a planilha, pois quando realizada em larga escala e sem controle faz com que se perca dinheiro, ao invés de reduzir os gastos.
Assim, após elencar todos os seus gastos, será possível avaliar o que é realmente necessário e o que pode ser cortado imediatamente. Planejamento e controle são as chaves para uma gestão de gastos eficiente!
2) Renegocie com fornecedores:
Sempre caímos na rotina de comprar com aquele determinado fornecedor, sem antes cotar com outros. Não deixa que isso aconteça, a não ser que tenha contrato de exclusividade. Caso contrário sempre exija no mínimo três orçamentos de fornecedores distintos.
Se você tem pendências com seus fornecedores, aproveite este momento para negociar sua dívida. Muitos estão adotando formas de ajudar empresas nesse momento tão delicado, através da redução de taxas e da concessão de parcelamentos.
Vale ressaltar também a importância de um bom planejamento de estoques. É muito comum encontrar estoques de produtos com baixa rotatividade em larga escala. O setor de compras deve analisar as reais necessidade da sua empresa para evitar comprometimento do capital de giro e do espaço de armazenamento, além de possíveis perdas caso o produto seja perecível.
3) Avalie a necessidade de papel, cópias e impressões:
Por desconhecer os reais custos de um negócio, muitos empresários chegam a considerar como irrelevantes os gastos com papel, cópias e impressões. Antes de imprimir veja se realmente é necessário, porque muitas das vezes imprimimos sem nenhuma necessidade. E exatamente esse alto consumo de papel pode ser reduzido drasticamente, sem perda de informações.
Oriente os funcionários a sempre que possível utilizarem arquivos digitais e quando for realmente necessário imprimir, utilizar os dois lados da folha.
Outra forma de economizar no consumo de papeis é reutilizar (quando possível) aqueles que podem ser aproveitados e possuem o verso em branco, os famosos rascunhos. Além de reduzir o consumo, você irá ajudar o meio ambiente.
4) Reduza a necessidade de horas extras:
Veja se realmente é necessário que aquela hora extra aconteça. Reuniões são sempre importantes para alinhamentos, porém demanda muito tempo do funcionário que pode precisar de mais tempo para concluir suas tarefas. Em muitos casos, uma reunião poderia ser um simples envio de e-mail.
Ainda sobre as horas extras, analise os trabalhos manuais que demandam muito tempo da equipe e considere automatizar parte do trabalho. Utilize a tecnologia a seu favor!
Por último, negocie com seu colaborador o banco de horas. Ao invés de pagar as horas extras, você pode revertê-las em folgas.
5) Vamos de Home Office:
Uma medida que automaticamente as empresas tiveram que adotar neste período de quarentena foi o regime de trabalho remoto, o famoso home office.
Pode parecer não influenciar muito, mas a redução com passagem, água e luz já dá um pequeno alívio no bolso que quando somado no final do mês faz uma diferença enorme. Além de permitir, incentive-o (caso isso não atrapalhe as atividades da sua empresa). Em alguns casos pode ajudar na qualidade de vida e produção, mas sempre os monitore com relatórios de produtividade e cumprimento de metas.
6) Estimule a cultura de economia para reduzir gastos:
Inclua seus funcionários na economia, afinal eles quem utilizam grande parte dos recursos da empresa. Ofereça brindes para as melhores ideias de economia, ou crie uma caixinha de economia onde eles depositam suas ideias. Fazer com que eles se sintam parte do negócio, traz algumas vantagens, além de impactar na motivação e satisfação do mesmo.
Uma ideia também é incentivar os funcionários a utilizarem canecas, pratos, copos e talheres individuais ao invés de produtos descartáveis. Você pode presentear sua equipe com produtos personalizados, que apesar de serem um gasto inicial representarão economia no longo prazo. Isso ajuda não só o seu bolso, mas também o meio ambiente!
Jamais se esqueça: pequenas atitudes fazem grande diferença. Pode até parecer clichê, mas são simples ações que estimulam os funcionários a contribuírem na economia de custos e fazendo que vire rotina na empresa.
É interessante definir metas de redução de gastos para envolver toda a equipe em prol desse objetivo. Sinalize com lembretes e valorize os bons hábitos!
7) Água e luz:
O uso indiscriminado de água e energia elétrica é outro vilão para grande parte das empresas que nem se dão conta do quanto esse consumo pode ser reduzido.
Sinalize com plaquinhas de lembretes “apague a luz ao sair”, “não esqueça o ar condicionado ligado” ou “verifique se fechou bem a torneira”. São lembretes básicos como estes que ajudam muito se cada um fizer sua parte. Outra dica muito boa para economizar energia é retirar os aparelhos sem utilidade frequente das tomadas, desligar ou suspender os computadores na hora do almoço e ao ir para casa.
O ar condicionado contribui muito para o aumento de gastos. Opte por manter as janelas abertas e o aparelho desligado sempre que possível quando a temperatura estiver mais amena. Vale também dar preferência para lâmpadas de LED. Além de reduzir o consumo de energia, o ambiente torna-se muito mais saudável.
8) Internet e Telefone:
Atualmente, nenhuma empresa vive sem telefone e internet. Porém, no caso desses fornecedores, quase nunca acompanhamos o contrato.
Devido à grande concorrência, todos os dias surgem ofertas com diferentes vantagens. Compare as operadoras, solicite orçamentos, negocie e feche o melhor contrato.
Avalie o que se encaixa no perfil da sua empresa antes de fazer a migração. Verifique qual a real necessidade da sua empresa: qual a velocidade necessária de internet? Você realiza mais ligações locais ou interurbanas? Para telefones fixos ou móveis? Assim você encontrará o pacote mais adequado para o seu negócio.
Lembre-se de procurar planos corporativos e utilizar seu CNPJ para obter planos mais econômicos.
9) Contratação e demissão de funcionários:
Muitos empresários se enganam ao pensar que redução de gastos implica diretamente na demissão de funcionários. Ao contratar ou demitir um novo colaborador, vários gastos estão envolvidos, por exemplo, direitos trabalhistas na hora da demissão, ou treinamento e adaptação na hora da contratação.
Por isso, antes de demitir, avalie se o funcionário deve realmente sair ou se isso vai impactar nas suas operações. Se impactar, tente mantê-lo para evitar gastos da nova contratação futura. Antes de contratar, também avalie se é realmente necessário ou se é possível terceirizar ou contratar autônomos.
Não espere que sua empresa passe por dificuldades financeiras para adotar essas medidas que aperfeiçoam a produção e interferem positivamente no crescimento da empresa. Reduzir gastos é necessário mesmo quando a empresa está bem. Assim, quando a empresa apresentar dificuldades ou passar por crises, já estará bem adaptada. Então sempre acompanhe se seu faturamento, lucratividade e gastos estão dentro do planejado.
Gostou das nossas ideias para reduzir gastos na sua empresa? Comente aqui embaixo caso você tenha alguma outra dica também!
